Office Manager:in - Assistent:in (m/w/d)

Office Manager:in - Assistent:in (m/w/d) bei Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung

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Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Office Manager:in - Assistent:in (m/w/d)

Hintergrund
Zu besetzen ist die Stelle einer/eines Assistin/Assistenten für den Fachbereich Klimawissenschaften des Alfred-Wegener-Instituts in Teilzeit (50%). Das Büro des Fachbereichs Klimawissenschaften ist zentrale Ansprechstelle bei allen Angelegenheiten des Fachbereichs und unterstützt den/die Fachbereichsleiter:in.

Für den Fachbereich Geowissenschaften wird ebenfalls ein:e Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (50%) gesucht.

● Terminplanung und Begleitung, insbes. Planen und Organisieren von internen Meetings und externen Veranstaltungen im Großraum Bremerhaven/Bremen sowie Erstellen und Überwachen von Zeitplänen zur Begleitung von Projekten
● Verfassen von Berichten und Erstellen von Sitzungsprotokollen auf Englisch und Deutsch
● Reise- und Beschaffungsmanagement des Fachbereichs
● Begleitung der Haushalts- und Finanzplanung
● Unterstützung bei Personalmanagement/-controlling
● Unterstützung bei universitären Angelegenheiten

● Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse, gerne als Fremdsprachenkorrespondent:in oder Fremdsprachenassistent:in
● sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift (Englisch B2-Niveau)
● sehr gute Anwenderkenntnisse in EDV (Office-Software, Graphik, Content-Management-Systeme, Onlinemedien, Mailinglisten, pdf-Formulare, SAP, Typo 3)
● Erfahrungen im Projekt- und Veranstaltungsmanagement, insbesondere Kenntnisse oder Interesse an Veranstaltungslocations, Hotels und Restaurants im Umkreis von Bremerhaven wünschenswert
● eine selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise,
● Bereitschaft zur Einarbeitung in wechselnde und neue Fragestellungen
● Organisationstalent, Flexibilität, Eigeninitiative und Teamfähigkeit

● exzellente Forschung
● Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
● Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
● ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
● flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang bis zu 50% der regulären Arbeitszeit
● betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness
● Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
● betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Die Stelle ist unbefristet und wird in Teilzeit (19,5h) ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven.

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